QUY ĐỊNH
Quản lý việc đi nước ngoài của cán bộ, viên chức Trường Đại học Sài Gòn
(Ban hành kèm theo Quyết định số 24/QĐ-ĐHSG ngày04tháng 01 năm 2019)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy định này hướng dẫn trình tự, thủ tục cử, cho phép đi nước ngoài, gia hạn thời gian ở nước ngoài đối với cán bộ, viên chức, nhân viên, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Trường Đại học Sài Gòn.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Cán bộ, công chức được quy định tại Luật Cán bộ, công chức; viên chức được quy định tại Luật Viên chức, cụ thể:
1. Cán bộ, viên chức đang công tác tại Trường có thời hạn hợp đồng từ 12 tháng trở lên;
2. Người được tuyển dụng viên chức đang thực hiện chế độ tập sự;
3. Nhân viên hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17 tháng 11 năm 2000 của Chính phủ, nhân viên và người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động có thời hạn 01 năm trở lên.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. “Đi công tác nước ngoài” hoặc “Đi nước ngoài về việc công” là việc cán bộ, viên chức Đại học Sài Gòn đi nước ngoài để thực hiện nhiệm vụ, chức năng chuyên môn của Nhà trường bao gồm đi đào tạo, bồi dưỡng, tham dự các khóa học ngắn hạn và dài hạn, các lớp tập huấn, hoạt động chuyển giao công nghệ, tham quan, khảo sát, thực tập chuyên môn, nghiên cứu, học tập kinh nghiệm, hội nghị, hội thảo...
2. “Đi nước ngoài về việc riêng” là việc cán bộ, viên chức đi nước ngoài vì mục đích cá nhân không liên quan đến hoạt động công vụ, nghề nghiệp, chức vụ, chức danh mà cá nhân đó đang đảm nhiệm tại trường Đại học Sài Gòn để: du lịch, thăm gia đình, thăm người thân, chữa bệnh...
3. “Đoàn ra” là đoàn đi công tác nước ngoài gồm cán bộ, viên chức quy định tại Điều 2 của Quy định này được cơ quan có thẩm quyền cử đi công tác nước ngoài.
4. “Phía mời” là cơ quan, cơ sở giáo dục, tổ chức nước ngoài có thư mời hoặc là đơn vị trực tiếp tổ chức chương trình, nội dung làm việc với nước ngoài của Đoàn công tác.
Điều 4. Nguyên tắc xét duyệt đi nước ngoài
1. Việc cử cán bộ, viên chức đi công tác nước ngoài do Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn thống nhất quản lý, có phân công trách nhiệm cụ thể và đảm bảo tính chủ động của các đơn vị trong quá trình thực hiện, phù hợp các quy định hiện hành của pháp luật về xuất nhập cảnh và phân cấp quản lý cán bộ; phù hợp các quy định hiện hành về quản lý việc đi nước ngoài của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Việc cử cán bộ, viên chức đi công tác nước ngoài phải căn cứ kế hoạch đoàn ra được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc theo thư mời, thông báo của phía mời hoặc các hình thức khác; bảo đảm đúng thành phần, đúng mục đích, yêu cầu, nội dung của chuyến công tác, đạt được hiệu quả cao nhất và tiết kiệm.
3. Cán bộ, viên chức được cử đi công tác nước ngoài có trách nhiệm tuân thủ các quy định hiện hành của Đảng, Nhà nước về công tác đối ngoại, công tác đoàn ra; tuân thủ pháp luật Việt Nam, pháp luật và thông lệ quốc tế, bảo đảm an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội, bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Cán bộ, viên chức, đoàn ra có hành vi vi phạm các quy định về đi công tác nước ngoài của pháp luật Việt Nam, quy định đi nước ngoài của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh và Đại học Sài Gòn thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định hiện hành.
Điều 5. Thẩm quyền xét duyệt, ủy quyền quyết định cử, cho phép cán bộ, viên chức đi nước ngoài
Thẩm quyền cử, cho phép cán bộ, viên chức đi nước ngoài về việc công, về việc riêng và gia hạn thời gian ở nước ngoài được quy định như sau:
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh quyết định cử, cho phép đi nước ngoài đối với các đối tượng sau:
a) Hiệu trưởng, các Phó hiệu trưởng Đại học Sài Gòn.
b) Cán bộ, viên chức đi nước ngoài về việc riêng nhưng có thư mời đích danh hoặc do trúng thưởng chương trình khuyến mãi, chương trình tưởng thưởng của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong nước và nước ngoài.
c) Cán bộ, viên chức, nhân viên và người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động có thời hạn từ 01 năm trở lên thuộc quyền quản lý của Đại học Sài Gòn đi nước ngoài trên 03 tháng về việc công và việc riêng.
2. Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn quyết định cho phép cán bộ, viên chức, nhân viên và người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động có thời hạn từ 01 năm trở lên thuộc quyền quản lý (trừ các đối tượng quy định tại Khoản 1, Điều này) đi nước ngoài từ 01 ngày đến dưới 03 tháng về việc công và việc riêng.
Trường hợp Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn đi công tác vắng thì ủy quyền cho một Phó hiệu trưởng quyết định cử, cho phép cán bộ, viên chức đi nước ngoài.
Chương II
THỦ TỤC, HỒ SƠ
CỬ ĐOÀN VÀ CÁN BỘ, VIÊN CHỨC ĐI NƯỚC NGOÀI
Điều 6. Thủ tục cử Đoàn ra
1. Thủ tục cử Đoàn ra thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh:
Thành phần hồ sơ đề nghị đi nước ngoài được thực hiện theo quy định hiện hành của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh.
Về thời gian nộp hồ sơ, cá nhân, đơn vị nộp hồ sơ về Phòng Tổ chức cán bộ, Đại học Sài Gòn trước ít nhất 20 ngày làm việc kể từ ngày đi nước ngoài. Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và trình Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn ra văn bản đề nghị đi nước ngoài. Phòng Tổ chức cán bộ chuyển hồ sơ lên Sở Nội vụ hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh trước 15 ngày làm việc kể từ ngày đi nước ngoài.
2. Thủ tục cử Đoàn ra thuộc thẩm quyền quyết định của Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn:
a. Trường hợp cần làm thủ tục đề nghị cấp thị thực của nước đến công tác, ít nhất 20 ngày làm việc trước ngày Đoàn ra dự kiến khởi hành (đối với Đoàn công tác không cần làm thủ tục đề nghị cấp thị thực thì ít nhất là 10 ngày làm việc trước ngày dự kiến khởi hành), đơn vị chủ trì Đoàn ra gửi hồ sơ cử cán bộ, viên chức đi công tác nước ngoài về Phòng Tổ chức cán bộ, Đại học Sài Gòn.
Hồ sơ gồm có:
i. Kế hoạch đoàn ra đã được phê duyệt hoặc Quyết định thành lập Đoàn công tác;
ii. Thư mời, thông báo hoặc thư khẳng định tiếp nhận Đoàn của phía mời nước ngoài nơi đến làm việc;
iii. Chương trình làm việc; thuyết minh nêu rõ mục đích, nội dung, dự kiến kết quả cần đạt được của chuyến công tác; đối với Đoàn công tác có từ hai người trở lên đi theo chuyên đề, trong thuyết minh phải nêu rõ nhiệm vụ của từng người gắn với nội dung của chuyên đề;
iv. Công văn cử nhân sự của các đơn vị kèm theo danh sách nhân sự gồm thông tin về chức vụ, mã số ngạch, loại viên chức của nhân sự được đề nghị cử đi công tác; thời gian, địa điểm và nguồn kinh phí của chuyến công tác.
b. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ cử cán bộ, viên chức đi công tác nước ngoài, Phòng Tổ chức cán bộ thẩm định hồ sơ và trình Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn ra quyết định.
Trường hợp nhân sự đề nghị cử đi không phù hợp với kế hoạch đoàn ra hoặc Quyết định thành lập Đoàn công tác hoặc nội dung công tác, Phòng Tổ chức cán bộ và đơn vị trực tiếp quản lý nhân sự cùng trao đổi để xem xét, điều chỉnh; trường hợp các đơn vị không thống nhất được thì báo cáo Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn xem xét, quyết định.
Điều 7. Thủ tục cử cán bộ, viên chức đi học tập, nghiên cứu tại nước ngoài
Đối với cán bộ, viên chức đi học tập, nghiên cứu dài hạn ở nước ngoài (trên 90 ngày)
Hồ sơ gồm có:
a. Đơn xin đi học tập, nghiên cứu có ý kiến đồng ý của Khoa, Phòng và của Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn;
b. Giấy triệu tập của Bộ Giáo dục & Đào tạo (nếu đi học bằng học bổng Hiệp định, Ngân sách nhà nước và các học bổng do Bộ Giáo dục & Đào tạo quản lý);
c. Thư mời của cơ sở đào tạo bằng tiếng nước ngoài và bản dịch sang tiếng Việt, được đơn vị hoặc cơ quan có chức năng dịch thuật xác nhận đúng nội dung bản gốc, trong đó nêu rõ thời gian học, chuyên ngành học và kinh phí của khóa học;
d. Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Thủ trưởng cơ quan quản lý trực tiếp (cán bộ, công chức sử dụng Mẫu 2C-BNV/2008 của Bộ Nội vụ; viên chức sử dụng Mẫu số 2 theo Thông tư số 12/2012/TT-BNV ngày 18 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ);
e. Bản cam kết thực hiện nghĩa vụ của giảng viên được cử đi đào tạo ở nước ngoài theo quy định của Đại học Sài Gòn;
f. Bản báo cáo trước khi đi học tập, công tác nước ngoài;
g. Đề cương nghiên cứu (đối với các trường hợp Nghiên cứu sinh);
h. Bản photo hợp đồng lao động gần nhất;
i. Các giấy tờ khác theo quy định của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, của cơ sở đào tạo và của Đại học Sài Gòn (nếu cần).
2. Đối với cán bộ, viên chức đi học tập, nghiên cứu ngắn hạn (dưới 90 ngày)
Hồ sơ gồm có:
a. Đơn xin đi học tập, nghiên cứu ở nước ngoài có ý kiến đồng ý của Bộ môn, Khoa, Phòng hoặc Trưởng đơn vị trực tiếp quản lý;
b. Thư mời của cơ sở đào tạo bằng tiếng nước ngoài và bản dịch sang tiếng Việt, được đơn vị hoặc cơ quan có chức năng dịch thuật xác nhận đúng nội dung bản gốc;
c. Bài báo, đề tài nghiên cứu (đối với các trường hợp đi hội thảo, báo cáo chuyên đề…);
d. Bản báo cáo trước khi đi công tác nước ngoài;
e. Các giấy tờ liên quan đến chuyến đi theo quy định của cơ sở đào tạo và của Đại học Sài Gòn (nếu cần).
Điều 8. Thủ tục cử cán bộ, viên chức đi công tác nước ngoài không có trong kế hoạch đoàn ra (dưới 90 ngày)
1. Việc đi công tác nước ngoài không có trong kế hoạch đoàn ra bao gồm:
a. Thực hiện nhiệm vụ theo chỉ đạo của Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Đảng ủy hoặc Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn;
b. Theo giấy mời của các tổ chức trong nước, nước ngoài và được tổ chức đó đài thọ chi phí công tác.
2. Trường hợp cán bộ, viên chức đi công tác nước ngoài theo giấy mời của các tổ chức nước ngoài và sử dụng kinh phí của Đại học Sài Gòn, phải được Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn duyệt dự trù kinh phí.
3. Cán bộ, viên chức đi nước ngoài về việc riêng (kể cả trong ngày nghỉ, ngày lễ) theo quy định phải có đơn xin phép và được Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn cho phép đi bằng văn bản.
Điều 9. Thủ tục xin gia hạn học tập, nghiên cứu, công tác ở nước ngoài
1. Trường hợp thời gian xin gia hạn từ 90 ngày trở lên, thực hiện thủ tục theo quy định hiện hành của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Thủ tục xin gia hạn học tập, nghiên cứu, công tác ở nước ngoài dưới 90 ngày:
a. Đơn xin gia hạn thời gian học tập, nghiên cứu, công tác của cá nhân, có ý kiến đề nghị của đơn vị trực tiếp quản lý;
b. Thư đồng ý gia hạn của cơ sở đào tạo bằng tiếng nước ngoài và bản dịch sang tiếng Việt, được đơn vị hoặc cơ quan có chức năng dịch thuật xác nhận đúng nội dung bản gốc, trong đó nêu rõ thời gian gia hạn, lý do gia hạn và nguồn kinh phí;
c. Báo cáo chi tiết tiến trình và kết quả học tập, nghiên cứu, công tác đến thời điểm xin gia hạn kèm theo các giấy tờ có liên quan của khóa học đến thời gian xin gia hạn;
d. Bản sao quyết định cử đi học hoặc gia hạn trước đó (nếu đã gia hạn);
e. Giấy tờ xác nhận thông tin nhân sự có liên quan từ cơ quan lãnh sự tại nước ngoài hoặc cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại nước ngoài (nếu có).
Lưu ý: Nếu đi học tập, nghiên cứu dài hạn ở nước ngoài, hồ sơ xin gia hạn phải được báo về Đại học Sài Gòn trước khi hết thời gian học tập theo Quyết định cử đi học ít nhất 30 ngày.
Điều 10. Thời gian nộp hồ sơ và nơi nộp hồ sơ đề nghị đi nước ngoài của cán bộ, viên chức
1. Đối với hồ sơ đề nghị đi nước ngoài về việc công hoặc đi học tập, nghiên cứu tại nước ngoài
a. Trường hợp đi nước ngoài thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh
Cá nhân, đơn vị nộp hồ sơ về Phòng Tổ chức cán bộ, Đại học Sài Gòn trước ít nhất 20 ngày làm việc kể từ ngày đi nước ngoài. Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và trình Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn ra văn bản đề nghị đi nước ngoài. Phòng Tổ chức cán bộ chuyển hồ sơ lên Sở Nội vụ hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh trước 15 ngày làm việc kể từ ngày đi nước ngoài.
b. Trường hợp đi nước ngoài thuộc thẩm quyền quyết định của Hiệu trưởng trường Đại học Sài Gòn
Trường hợp cần làm thủ tục đề nghị cấp thị thực của nước đến học tập, nghiên cứu, công tác, ít nhất 20 ngày làm việc trước ngày dự kiến khởi hành (đối với trường hợp không cần làm thủ tục đề nghị cấp thị thực thì ít nhất là 10 ngày làm việc trước ngày dự kiến khởi hành), cá nhân, đơn vị gửi hồ sơ đề nghị đi nước ngoài về Phòng Tổ chức cán bộ, Đại học Sài Gòn. Phòng Tổ chức cán bộ tiếp nhận, xử lý hồ sơ và trình Hiệu trưởng trường Đại học Sài Gòn ra quyết định về việc đi nước ngoài của cán bộ, viên chức.
2. Đối với hồ sơ xin xét duyệt đi nước ngoài về việc riêng
a. Trường hợp đi nước ngoài thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh
i. Đi nước ngoài về việc riêng không có thư mời đích danh: hồ sơ gửi về Phòng Tổ chức cán bộ, Đại học Sài Gòn trước ít nhất 20 ngày làm việc kể từ ngày đi nước ngoài. Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và trình Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn ra văn bản đề nghị đi nước ngoài. Phòng Tổ chức cán bộ chuyển hồ sơ lên Sở Nội vụ hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh trước 15 ngày làm việc kể từ ngày đi nước ngoài.
ii. Đi nước ngoài về việc riêng có thư mời đích danh: hồ sơ gửi về Phòng Tổ chức cán bộ, Đại học Sài Gòn trước ít nhất 25 ngày làm việc kể từ ngày đi nước ngoài. Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và trình Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn ra văn bản đề nghị xét duyệt đi nước ngoài. Phòng Tổ chức cán bộ chuyển hồ sơ lên Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh trước 20 ngày làm việc kể từ ngày đi nước ngoài.
b. Trường hợp đi nước ngoài thuộc thẩm quyền quyết định của Hiệu trưởng trường Đại học Sài Gòn
Nếu cần làm thủ tục đề nghị cấp thị thực, hồ sơ gửi về Phòng Tổ chức cán bộ, Đại học Sài Gòn ít nhất 20 ngày làm việc trước ngày dự kiến khởi hành (nếu không cần làm thủ tục đề nghị cấp thị thực thì ít nhất là 10 ngày làm việc trước ngày dự kiến khởi hành). Phòng Tổ chức cán bộ tiếp nhận, xử lý hồ sơ và trình Hiệu trưởng trường Đại học Sài Gòn ra quyết định về việc đi nước ngoài của cán bộ, viên chức.
3. Đối với hồ sơ xin gia hạn thời gian ở nước ngoài
a. Trường hợp xin gia hạn từ 90 ngày trở lên
Trừ trường hợp phát sinh do yếu tố khách quan, bất khả kháng, hồ sơ gửi về Phòng Tổ chức cán bộ, Đại học Sài Gòn trước ít nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến đi. Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, trình Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn ra văn bản đề nghị gia hạn và chuyển hồ sơ lên Sở Nội vụ hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh trước 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến đi.
b. Trường hợp xin gia hạn dưới 90 ngày
Trừ trường hợp phát sinh do yếu tố khách quan, bất khả kháng, hồ sơ gửi về Phòng Tổ chức cán bộ, Đại học Sài Gòn trước 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến đi.
Điều 11. Thủ tục thu nhận cán bộ, viên chức và đoàn ra đi học tập, công tác ở nước ngoài về nước
Cán bộ, viên chức và đoàn ra được cử đi học tập, công tác ở nước ngoài sau khi về nước, trong thời hạn 07 ngày làm việc phải đến trình diện tại đơn vị trực tiếp quản lý và liên hệ với Phòng Tổ chức cán bộ, Đại học Sài Gòn để hoàn thiện hồ sơ thu nhận về nước.
Hồ sơ gồm có:
1. Báo cáo kết quả học tập, nghiên cứu hoặc công tác trong thời gian ở nước ngoài;
2. Văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm hoặc các giấy tờ có liên quan khác bằng tiếng nước ngoài và bản dịch sang tiếng Việt được đơn vị hoặc cơ quan có chức năng dịch thuật xác nhận đúng nội dung bản gốc do cơ sở đào tạo cấp;
3. Thông báo thu nhận của Bộ Giáo dục & Đào tạo (nếu đi học theo các học bổng do Bộ Giáo dục & Đào tạo quản lý) hoặc giấy tờ có giá trị tương đương (nếu đi học theo diện học bổng khác).
Lưu ý: Việc chấp hành chế độ báo cáo kết quả công tác nước ngoài theo quy định này là một tiêu chí đánh giá xếp loại thi đua, khen thưởng hàng năm đối với tổ chức, cá nhân. Cá nhân vi phạm chế độ báo cáo quy định tại Điều này không được xem xét cử đi công tác nước ngoài trong chuyến công tác kế tiếp.
Chương III
TRÁCH NHIỆM THI HÀNH
Điều 12. Trách nhiệm thi hành
1. Cán bộ, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của trường Đại học Sài Gòn có trách nhiệm thực hiện Quy định này.
2. Trưởng phòng Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với Trưởng các đơn vị trực thuộc trường Đại học Sài Gòn có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện Quy định này.
3. Trong quá trình triển khai, thực hiện nếu có vướng mắc hoặc có vấn đề mới nảy sinh cần bổ sung, sửa đổi, các đơn vị báo cáo bằng văn bản về Phòng Tổ chức cán bộ, Đại học Sài Gòn để tổng hợp trình Hiệu trưởng Đại học Sài Gòn xem xét và quyết định.
4. Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.